Formal Letter Text dalam Bahasa Inggris: Pengertian, Fungsi, Struktur Teks, Unsur Kebahasaan, dan Contohnya

Hi, sobat!

Tahukah kamu apa itu formal letter? Pada dasarnya, surat dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu formal letter (surat resmi) dan informal letter (surat tidak resmi). Formal letter, atau yang disebut dengan “surat resmi” dalam bahasa Indonesia merupakan sebuah surat yang berisikan informasi penting yang dibuat dan diedarkan oleh suatu lembaga, instansi, atau organisasi; serta ditujukan kepada individu, lembaga, instansi, atau organisasi lainnya.

Sebagai alat komunikasi dan media informasi, formal letter memiliki struktur, bahasa, dan tujuan yang berbeda dengan informal letter. Misalnya, formal letter menggunakan bahasa yang jelas, singkat, komunikatif, dan juga menggunakan kata-kata baku sedangkan informal letter menggunakan bahasa yang friendly, dan juga ada kata-kata pergaulan atau slank.

Selain itu, kita juga dapat menemukan kop surat pada formal letter, tetapi informal letter tidak memiliki kop surat. Kop surat sendiri biasanya berisi nama lembaga/instansi/organisasi, alamat, dan akun media social yang dapat dihubungi. Yang jelas, struktur teks formal letter lebih lengkap dibandingkan dengan informal letter.

Pada kesempatan kali ini, kami akan menyajikan artikel terkait formal letter text dalam bahasa Inggris: pengertian, fungsi, struktur, & unsur kebahasaan. Yuk simak penjelasan selengkapnya berikut ini!

Formal Letter Text dalam Bahasa Inggris: Pengertian, Fungsi, Struktur, & Unsur Kebahasaan

Definition of Formal Letter Text (Pengertian Formal Letter Text)

What is formal letter? Formal letter berasal dari dua kata yaitu formal yang berarti “resmi”, dan juga letter berarti “surat”. Surat adalah salah satu sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertentu yang dikirim oleh seseorang kepada penerima surat yang dituju. Dengan demikian, formal letter atau surat resmi merupakan suatu media komunikasi atau informasi secara tertulis yang berisikan informasi penting dan resmi yang dikirimkan dari lembaga, instansi, atau organisasi kepada penerima surat yang dituju.

Formal letter dapat diartikan sebagai sebuah surat yang bersifat resmi dan penting dan ditulis secara profesional untuk tujuan tertentu. Selain itu, formal letter merupakan surat yang dikeluarkan oleh instansi tertentu untuk keperluan resmi, yaitu berkaitan dengan kegiatan atau urusan lembaga, instansi, atau organisasi tertentu. Misalnya, formal letter yang berkaitan dengan undangan resmi untuk rapat, keperluan acara sekolah, keperluan wisuda, dan lain sebagainya. Oleh karena itu, bahasa yang digunakan dalam formal letter bersifat resmi atau baku, jelas, dan lugas; serta struktur formal letter yang lebih lengkap.

Sementara itu, apa perbedaan formal letter dan informal letter? formal letter berbeda dengan informal letter dari berbagai sisi mendasar, seperti kegunaan, struktur, dan penggunaan bahasa.

Pengirim Surat & Tujuan: formal letter dikirim oleh lembaga, instansi, atau organisasi tertentu ke penerima surat yang dituju untuk urusan penting dan resmi. Sementara itu, informal letter biasanya dikirim oleh individu ke kerabat atau teman untuk urusan individu atau pribadi.
Tata Penulisan & Struktur Teks: formal letter mempunyai tata penulisan yang resmi dan baku yaitu bagian-bagian surat mengikuti aturan tertentu yang ditetapkan oleh lembaga, instansi, atau organisasi sedangkan informal letter tidak mengacu pada aturan-aturan tertentu yang resmi dan baku. Misalnya, formal letter disertai kop surat sedangkan informal letter tidak memiliki kop surat.
Tata Bahasa & Pemilihan Kata: formal letter menggunakan bahasa yang baku, lugas, jelas, dan tidak bertele-tele agar penerima surat dapat langsung memahami isi surat yang ingin disampaikan oleh Lembaga, instansi, atau organisasi. Sementara itu, informal letter menggunakan bahasa yang bersifat lebih santai, bebas, dan tidak mengacu pada aturan-aturan tertentu.

Social Function of Formal Letter Text (Fungsi Sosial Formal Letter Text)

What is the social function of formal letter text? Adapun tujuan formal letter yaitu berdasarkan isi atau topik yang dibahas dalam surat tersebut. Misalnya, invitation letter berfungsi to invite someone, institution, organization, or community to attend to the certain event; yang artinya untuk mengundang seseorang, institusi, organisasi, atau komunitas untuk hadir dalam acara tertentu.

Selain itu, formal letter, seperti information letter bertujuan to tell someone, institution, organization, or community about an important information they should know; yang artinya untuk memberitahukan kepada seseorang, instansi, organisasi, atau komunitas tentang suatu informasi penting yang mereka perlu ketahui.

Kemudian, formal letter, seperti application letter berfungsi to apply a specific job, position, or profession needed by company, institution, organization, or community; yang artinya untuk melamar suatu pekerjaan, posisi, atau profesi tertentu yang diperlukan oleh perusahaan, institusi, organisasi, atau komunitas.

Formal letter, seperti order letter juga berfungsi to order someone as the representative of institution, organization, or community to do some business affairs; yang artinya untuk memerintahkan seseorang sebagai perwakilan dari institusi, organisasi, atau komunitas untuk melakkukan beberapa urusan bisnis.

Sementara itu, formal letter, seperti complaint letter berfungsi to complaint about some inconvenient experience, improper service, or unsuitable stuff received by client or customers toward some business institution or organization; yang artinya, untuk mengkomplain pengelaman yang tidak menyenangkan, pelayanan yang tidak tepat, dan barang yang tidak sesuai yang diterima oleh klien atau customer terhadap suatu lembaga atau organisasi bisnis.

Generic Structure of Formal Letter Text (Struktur Umum Formal Letter Text)

What is the generic structure of formal letter? Adapun struktur umum formal letter yaitu terdiri dari

1. Date: Tanggal dibuatnya surat tersebut
2. Addressee: Nama dan alamat penerima surat
3. Opening: Bagian pembuka
4. Content: Isi surat resmi
5. Closing: Salam penutup dan salam hormat dari pengirim

Selain itu, formal letter dilengkapi dengan kop surat dan kemudian ditulis dengan menyertakan beberapa unsur yaitu addresser, date, addressee, salutation, opening, body, closing, complimentary close, sender, dan signature. Berikut ini penjelasan selengkapnya!

1. Addresser (Nama dan alamat pengirim surat)

Addresser merupakan nama dan alamat lengkap pengirim surat baik atas nama individu, lembaga, instansi, organisasi, atau komunitas. Namun, informasi terkait alamat perusahaan, lembaga, instansi, organisasi, atau komunitas dalam surat dapat dilihat pada kop surat (letterhead) yang disertai juga dengan logo. Misalnya, informasi terkait alamat jalan, e-mail, website, akun media social, nomor telepom, facsimile, kode pos, dan sebagainya.

2. Date (Tanggal surat dibuat/dikeluarkan)

Date merupakan tanggal pembuatan surat resmi yang biasanya ditulis dengan diawali dengan nama kota, kemudian diikuti oleh tanggal, bulan, dan tahun surat.

3. Addressee (Nama dan alamat penerima)

Addressee merupakan nama dan alamat lengkap penerima surat baik atas nama individu, lembaga, instansi, organisasi, atau komunitas. Namun, addressee ini biasanya meliputi nama penerima surat disertai dengan gelarnya, nama perusahaan, alamat perusahaan, dan e-mail yang dituju.

4. Salutation (Sapaan) dan Name (Nama penerima)

Salutation merupakan sapaan yang disertai dengan nama penerima surat. Salutatiton yang umumnya digunakan dalam formal letter adalah ‘Dear’ yang diikuti dengan last name atau nama terakhir penerima surat. Selain itu, penulis perlu menyematkan gelar seperti Mr, Ms, atau Mrs. Misalnya, Mr. Edward, Ms. Erika, dan Mrs. Evan.

For your information!

Gelar “Mr” (lalu diikuti nama) ditujukan untuk laki-laki, baik yang masih lajang maupun sudah menikah. Misalnya, Dear Mr. John.
Gelar “Ms.” (lalu diikuti nama) hanya ditujukan untuk perempuan dewasa yang belum menikah. Misalnya, Dear Ms. Ana.
Gelar “Mrs. (lalu diikuti nama) berlaku untuk wanita dewasa yang sudah menikah. Misalnya, Dear Mrs. Gregoria.

Selain itu, gelar Mr., Ms. atau Mrs. itu seharusnya diikuti oleh family name (nama keluarga). Misalnya, penerima surat bernama Jaya Erwin Candra, maka seharusnya ditulis sebagai Mr. Candra, atau bahkan ditulis secara lengkap dengan Mr. Jaya Erwin Candra. Namun, kata sapaan juga dapat diikuti oleh given name (bukan nama keluarga). Misalnya, penerima surat bernama Erika Sartro Widodo maka ditulis sebagai Mrs. Erika.

Kemudian, jika pengirim surat tidak mengetahui nama penerima surat maka cukup untuk menuliskan kata ‘Dear, Sir’, ‘Dear, Madam’, atau ‘Dear, Sir or Madam‘. Selain itu, kamu juga bisa menuliskan nama posisi/jabatan mereka. Misalnya, ‘Dear Hiring Manager’.

5. Opening Paragraph (Paragaraf Pembuka)

Opening paragraph merupakan suatu paragraph yang mengawali atau membuka isi surat. Bagian ini berupa kalimat yang menyatakan secara sekilas maksud dan tujuan dari isi surat yang akan disampaikan.

Opening paragraph berbeda-beda sesuai dengan jenis, tujuan, atau maksud dari informasi surat yang akan disampaikan kepada pengirim surat. Berikut ini beberapa contoh kalimat yang dapat digunakan dalam opening paragraph.

a. Referring to previous letter

Referring to previous letter adalah kalimat yang bertujuan untuk menulis surat berdasarkan formal letter yang telah diterima sebelumnya. Contoh kalimat referring to previous letter yang dapat digunakan pada formal letter antara lain.

As you stated in your letter, …
Regarding …
Concerning …
With reference to your letter …

b. Request letter

Request letter adalah kalimat yang bermaksud meminta sesuatu atau meminta bantuan pada pihak yang bersangkutan. Contoh kalimat request letter yang dapat digunakan pada formal letter antara lain:

I would appreciate it if you could …
I would be most grateful if you would …

c. Apology letter

Apology letter adalah kalimat yang bermaksud untuk klarifikasi atau permohonan maaf dari sebuah brand atas kegaduhan yang terjadi di media social yang merugikan customer atau client bisnis. Contoh kalimat apology letter yang dapat digunakan pada formal letter antara lain:

We apologize for any inconvenience caused …
Please accept our sincere apology …

d. Complaint letter

Complaint letter adalah kalimat yang bermaksud mengajukan sebuah aduan terhadap adanya ketidaksesuaian, pelanggaran, atau kerugian yang dialami seseorang individua atau kelompok sebagai client atau customer. Contoh kalimat complaint letter yang dapat digunakan pada formal letter antara lain:

I am writing to complain about …
I am writing to express my dissatisfaction with …
I find it most unsatisfactory that …
I’d like to complain about …

5. Body/Content Paragraph (Isi atau inti dari surat)

Body atau content merupakan isi atau inti surat. Bagian ini seringkali disebut dengan body of letter, content of letter, atau body paragraph. Hal ini dikarenakan body of letter memuat informasi penting untuk disampaikan kepada penerima surat. Kemudian, body of letter juga menyampaikan maksud atau tujuan mengirimkan surat kepada penerima surat. Contohnya, isi surat yang bertujuan mengundang, melamar pekerjaan, pemberitahuan, dan sebagainya.

6. Closing Paragraph (Penutup Surat)

Closing paragraph merupakan paragraf yang menutup atau mengakhiri surat. Bagian ini biasanya berisi tentang harapan serta ucapan terima kasih pengirim surat kepada penerima surat. Harapan yang dimaksud adalah agar surat yang diberikan segera memperoleh balasan atau respon yang cepat dari penerima surat. Contoh kalimat yang seringkali digunakan pada closing paragraph yaitu ‘Thank you and I look forward to hearing from you soon’.

7. Complimentary Close (Salam Penutup)

Complimentary close merupakan salam penutup untuk mengakhiri penulisan surat yang telah tulis. Contoh complimentary close yang seringkali digunakan pada formal letter adalah ‘Sincerely’, ‘Best Regards’, ‘Warm Regards’, dan sebagainya.

8. Sender & Signature (Penngirim & Tanda tangan)

Sender merupakan pengirim surat yang mana biasanya ditulis dengan nama lengkap yang disertai dengan gelar atau posisi jabatan dalam suatu instansi/lembaga/organisasi; serta, signature merupakan tanda tangan pengirim surat disertai dengan cap/stempel, atau bahkan materai.

Language Feature of Formal Letter Text (Unsur Kebahasaan Formal Letter Text)

What are the language features used in formal letter? Adapun unsur-unsur kebahasaan, ciri-ciri, dan ketentuan penulisan formal letter atau surat resmi adalah sebagai berikut.

1. Don’t use contraction!

Jangan menggunakan contraction dalam formal letter. Contraction adalah gabungan dari dua kata dalam bahasa Inggris yang biasanya berupa subject dengan to be. Misalnya, We’re, We’ve, ain’t, you’ll, we’d dan sebagainya.

Contraction seringkali digunakan dalam spoken English atau English conversation dan cenderung bersifat informal. Kemudian, formal letter biasanya menggunakan struktur kalimat dengan pola present tense. Hal ini dikarenakan isi yang disampaikan berkaitan dengan topik yang terjadi saat ini.

Baca Juga:
Contraction: Pengertian, Fungsi, Rumus, dan Contohnya
Present Tense: Pengertian, Fungsi, Rumus, dan Contohnya

2. Do not use abbreviations!

Abbreviations merupakan singkatan atau bentuk ringkasan dari dua atau lebih kata dalam bahasa Ingris; biasanya singkatan ini digunakan dalam aktivitas komunukiasi chat atau caption di media sosial. Misalnya, ASAP merupakan singkatan dari As Soon As Possible. Penggunaan abbreviations ini tentunya akan menunjukkan ketidak profesionalan suatu lembaga atau organisasi, serta tidak semua orang (penerima surat) dapat memahai maksud dari abbreviation tersebut.

3. Limit the use of active verbs with the first-person singular pronoun!

Usahakan untuk tidak memakai first singular pronoun yang diikuti dengan kata kerja aktif pada formal letter, seperti I, my, me, mine, dan lainnya. Hal ini dikarenakan menjadikan surat terkesan personal. Perhatikan contoh berikut ini!

INAPPROPRIATE (Kurang tepat): I will send you all the relevant information asap. (Saya akan mengirimkan semua informasi yang relevan secepatnya.)
APPROPRIATE (Lebih tepat): All the relevant information will be forwarded to you as soon as possible. (Semua informasi yang relevan akan diteruskan kepada Anda sesegera mungkin.)

Baca Juga:
Pronoun: Pengertian, Fungsi, Jenis, Kedudukan, dan Contohnya

4. Don’t use the informal degree modifiers!

Adverb of degree merupakan kata keterangan yang digunakan untuk memberitahu seseorang mengenai sebuah tingkatan atau intensitas sesuatu yang terjadi. Misalnya, kata really dan so (sangat) yang biasanya identic dengan konteks informal. Namun, kita dapat mengganti kata-kata tersebut dengan pilihan kata lainnya yang semakna. Misalnya, kata-kata tersebut diganti dengan highly atau extremely.

Baca Juga:
Adverb: Pengertian, Fungsi, Jenis, Kedudukan, dan Contohnya

5. Don’t use informal discourse markers!

Informal discource markers merupakan wacana informal yang seringkali digunakan dalam percakapan sehari-hari yang sifatnya personal. Misalnya, by the way, anyway, dan sebagainya. Discourse markers tersebut dapat memberikan kesan tidak sopan bagi penerima surat terutama ketika digunakan dalam formal letter.

6. Don’t use some set phrases and idioms!

Idioms merupakan serangkaian kata yang memiliki makna yang berbeda dengan makna harfiahnya. Dalam bahasa Indonesia, idiom seringkai disebut dengan “ungkapan”. Dalam formal letter, berkaitan dengan bahasa dan pemilihan kata, penggunaan idiom atau slank word kurang tepat. Hal ini tidak lain karena idiom atau slank tersebut memberi kesan tidak formal, dan dapat memicu kesalahpahaman makna yang ditafsirkan oleh penerima surat.

7. Don’t leave out words!

Pada formal letter, setiap kalimat harus dilengkapi dengan subjek dan predikat yang jelas. Hindari menghilangkan subject pada kalimat meskipun penerima surat dapat menangkap maksud dari kalimat tersebut. Perhatikkan contoh kalimat berikut ini!

INAPPROPRIATE (Kurang tepat): Look forward to hearing from you. (Berharap mendapat kabar dari Anda)
APPROPRIATE (Lebih tepat): I look forward to hearing from you. (Saya berharap mendapat kabar dari Anda)

*Pada kalimat pertama tidak ada subjek “I”, dan ini membuat kalimat menjadi tidak utuh.

Example of Formal Letter Text (Contoh Formal Letter Text)

What is the example of formal letter? Ada beberapa jenis surat yang termasuk formal letter yaitu:

invitation letter
resignation letter
rejection letter
order letter
sales letter
complaint letter
application letter
working agreement, dan lain-lain.

Berikut ini beberapa contoh beragam jenis formal letter dalam bahasa Inggris yang dapat dijadikan acuan dalam pembuatan surat resmi.

a. Contoh Formal Letter: School Invitation Letter

Jakarta, November 19, 2023

No : 18/Inv/SMANU/2023
Attachment : –

Dear Sir or Madam,
Through this letter we announce that we will be holding a celebration of the 30th anniversary of SMA Negeri 1 Nusantara on:
Day/date : Saturday, 29th November 2023.
Time : 04.00 pm – 06.00 pm

You can check the details of the event on our official website www.nusantarahighschool.com. We would be very grateful if you could attend the event. Thank you for your attention.

Sincerely,

Amelia
Amelia Hernada, M.Pd.
The Principal of SMA Nusa Jaya

b. Contoh Formal Letter: Complaint Letter

Ijen Street, Boulevard, Malang
The Manager Modern Restaurant Easy Sushi

6th July 2023

Dear Sir/Madam,
I am writing to complain about a meal we had in your restaurant yesterday. We had booked a table for six but when we arrived there were no free tables and we had to wait for more than 45 minutes to sit down. From a menu of 12 dishes, only four were available and their quality was poor. The fish in particular, tasted awful and the waiter was rude when we told him about this.
We have eaten in your restaurant several times in the past but this is the first time we have received such bad treatment. I am not asking for a refund but I would like you to improve the quality of your dishes and service.

Yours faithfully,

Reyhan
Azka Reyhan

c. Contoh Formal Letter: Resignation Letter

Nanda Aulia
423 Kemang Raya, South Jakarta
0822 5146 7756

January 3rd, 2023

Mrs. Sasha Ammariah
The Principal of Jaksel High School
Sudirman, 2345

Dear Ms. Ammariah,
Please accept this letter as my formal notice of resignation from the position teaching Grade 11/12 Physics Teacher. My last day of work will be April 30th.
I assure you that I will be working closely with my replacement during this transitionary period to ensure that the students’ learning is not negatively affected. My lesson plan for the rest of the year is complete, and all the necessary course materials and teaching aids are ready to be implemented. All of my student files have been updated to further prepare the incoming teacher.
Being a teacher at Jaksel High School this past year and half has been a great privilege, as well as an invaluable learning experience. I am grateful for the opportunity. I can be reached at my personal phone number or email address should you have any further questions. Thank you for your kind attention.

Sincere Regards,

Aulia
Nanda Aulia

d. Contoh Formal Letter: Order Letter

Ready Kitchen
Sudirman Street, No. 31
South Jakarta, 4465

Bandung, September 22nd, 2023

Dear Sir/Madam,
Through this letter, we are happy to set a purchase for 55 indoor grill machines (Code Item #4356), all in silver color. Please charge this purchase to our pre-existing account that we have with you. We hope to receive this order no later than Thursday, October 12th, 2023. Please confirm that you received this order by calling us at 0814 6735 8900 anytime during business hours. Thank you for your assistance.

Regards,

Evan
Mark Evanslander
Tuffer Kitchen

Referensi:

blog.cakap. (2022). Formal Letter: Pengertian, Struktur, dan Contoh Penulisan. Situs: https://blog.cakap.com/formal-letter/ diakses pada tanggal 22 Mei 2023.
Intan Aulia Husnunnisa. (2022). Contoh Surat Resmi Bahasa Inggris (Formal Letter) dan Cara Membuatnya. Situs: https://www.english-academy.id/blog/formal-letter-surat-resmi-bahasa-inggris diakses pada tanggal 22 Mei 2023.
Team Leverage Edu. (2023). Formal Letter: Format, Types, Samples. Situs: https://leverageedu.com/blog/formal-letter-format/ diakses pada tanggal 22 Mei 2023.

Demikian, artikel terkait formal letter text dalam bahasa Inggris: pengertian, fungsi, struktur, unsur kebahasaan, & contohnya. Semoga bermanfaat dan dapat dijadikan bahan belajar. Terima kasih. 😊